Meu trabalho na Lambda3 está sob NDA (acordo de confidencialidade). Por isso, afim de evitar a fácil identificação do cliente, ocultei sua logo e não entrei em muitos detalhes de negócio que possam identifica-ló com facilidade.
Solicitação Expressa
O cliente é uma referência no setor de locação de equipamentos de TI para empresas.
Seu serviço consiste em uma plataforma de outsourcing que simplifica o cotidiano corporativo por meio de uma gestão centralizada, atendendo organizações de diversos segmentos em todo o país, incluindo órgãos governamentais e empresas do varejo.
A plataforma busca atender às necessidades de impressão, gerenciamento de ativos, até a locação de desktops, notebooks, smartphones e tablets, oferecendo inovação digital e segurança.
Problema
Como acelerar o processo de solicitação de equipamentos, promovendo a autonomia dos usuários e reduzindo a carga de trabalho dos gerentes de conta?
Solução
Detectar e eliminar os gargalos presentes no processo já existente e automatizar algumas etapas, para que seja possível liberar os pedidos para expedição com mais rapidez.
01. Contexto
Com o módulo Solicitar Equipamentos, é possível solicitar impressoras, notebooks e outros dispositivos eletrônicos para a empresa.
Atualmente, o processo envolve diversas validações manuais realizadas pelo gerente da conta, o que pode causar atrasos significativos, chegando a até dois meses para a conclusão de uma solicitação.
02. Discovery
O processo de discovery durou duas semanas, e contou com a presença ativa de diferentes figuras: pessoas usuárias, pessoas desenvolvedoras, gerentes de conta e analistas de negócios.
Antes de pensar em como oferecer um fluxo amigável para as pessoas usuárias, precisei analisar como as solicitações eram tratadas internamente e, para isso, documentei o fluxo existente através de uma blueprint.
Depois, em conversa com gerentes de conta e analistas de negócio, fizemos alguns rascunhos de fluxo;
Em paralelo, validei todas as ideias com o time de desenvolvimento e, junto com ele, levantei dúvidas, formalizei os riscos, captei ideias e sugestões;
03. Solução
Por definição do MVP, foi criado um módulo chamado Solicitação Expressa, para tratar os pedidos de notebooks e computadores de mesa.
O que antes era feito através de um chat na plataforma, se tornou um fluxo similar ao de um e-commerce, se tornando familiar para as pessoas usuárias.
As validações (de estoque, contrato, endereço, entre outras) que eram feitas manualmente, foram automatizadas.
04. Resultados esperados
O tempo entre a solicitação e a aprovação do pedido que antes levava em torno de três semanas, diminuiu para 1 dia útil.
Resultados para serem analisados:
Alteração na quantidade e no conteúdo dos chamados relacionados a Solicitação de Equipamentos
Alteração na quantidade de pedidos expedidos